Tugas 2 Manajemen

Hubungan dan Pembagian Kerja Antara Pengurus dan Manajer dalam Pengelolaan Koperasi

1.      Ciri Ganda dari Koperasi dan Permasalahannya

         Sebagaimana kita ketahui Undang-Undang No. 25/1992, Pasal 30 butir ia telah mengatur tugas dari pengurus, yaitu mengelola koperasi dan usahanya. Dalam pasal 32 dikatakan bahwa pengurus dapat mengangkat pengelola yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha. Tetapi selanjutnya, dikatakan bahwa dengan pemberian kuasa kepada pengelola untuk mengelola usaha koperasi, tidaklah berarti ini akan mengurangi tanggung jawab pengurus sebagaimana ditentukan dalam pasal 31.

         Undang-Undang No. 26/1992 tentang Perkoperasian mengenakan istilah pengelola bagi manajer atau bagi orang oleh pengurus diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha koperasi.

2.      Pola Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Antara Pengurus dan Manajer

            Ikut berperan sertanya para manajer tingkat atas dalam pengambilan keputusan dari pengurus, yang dalam hal ini merupakan supreme decision centre dalam pengelolaan organisasi koperasi dan usahanya, menunjukan sifat demokratis dari manajemen koperasi.

            Dengan penggunaan metode pendekatan Perticipative Management dalam pengelolaan koperasi dan usahanya, diharapkan koperasi:

·         Dapat meningkatkan mutu keputusan manajemen

·         Dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan manajer

·         Dapat meningkatkan semangat dan kepuasan kerja karyawan dan manajer

·         Dalam manajemennya lebih responsive terhadap perubahan-perubahan lingkungan.

            Dalam kaitan ini perlu diketahui bahwa pada dasarnya keputusan itu dapat dibedakan dalam dua kelompok, yaitu:

a.       Keputusan yang terprogram, yaitu keputusan yang dibuat atas dasar kebiasaan, peraturan atau prosedur yang sudah baku dan dapat digunakan untuk menangani masalah yang berulang kali.

b.      Keputusan yang tidak terprogram, yaitu keputusan yang tidak diatur oleh kebijakan, aturan atau prosedur yang ada dan berkaitan dengan masalah yang tidak biasa atau yang merupakan pengecualian.

Contoh: ada tuntutan kenaikan upah dari karyawan.

Pembuatan Keputusan

Pengambilan keputusan selalu berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang diambil. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian tersebut, keputusan membutuhkan informasi yang sahih mengenai kondisi yang telah, dan mungkin akan terjadi, kemudian mengolah informasi tersebut menjadi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai bahan pertimbangannya dalam memutuskan langkah yang akan dilaksanakannya, sehingga keputusan yang diambil diharapkan dapat memberikan keuntungan yang maksimal.Proses pembuatan keputusan bukanlah pekerjaan yang mudah dan sederhana. Hal ini telahmengundang banyak para ahli untuk memikirkan cara atau tehnik pembuatan keputusan yang palingbaik. Berikut ini akan dijelaskan secara singkat tentang beberapa macam pandangan mengenaipembuatan keputusan dan perumusan kebijaksanaan, beberpa faktor yang mempengaruipembuatan keputusan dan cara-cara untuk meingkatkan perumusan kebijaksanaan.

Membuat keputusan

• Keputusan adalah suatu pilihan diantara beberapa alternative yang tersedia. Membuat keputusan adalah proses pengembangan dan penganalisaan

• Keputusan adalah pilihan antara dua atau lebih alternative. Jika anda hanya memiliki satu alternative, anda tidak memiliki keputusan.

Keputusan dan proses manajemen

• Sesungguhnya keputusan adalah bagian besar setiap pekerjaan manejer.

• Planning, Organizing, Leading dan Controling adalah empat dasar fungsi manajemen

• Tiap manejer di sebuah tim bisnis perusahaan harus membuat keputusan.

Keputusan terprogram dan tidak terprogram

• Tidak semua keputusan disukai, seperti keputusan terprogram cenderung berulang-ulang dan bisa dipecahkan melalui prosedur mekanis, seperti dengan menerapkan aturan.

• Keputusan tidak terprogram cenderung tidak dapat diprediksi dan membutuhkan lebih banyak intuisi dan kreatifitas.

Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Pembuatan keputusan (decision making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini dibuat setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik.

1. A. Bentuk-bentuk Pembuatan Keputusan

Pembuatan keputusan marupakan bagian terpenting dari manajer, yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, dalam hal memutuskan tujuan yang akan dicapai, sumberdaya yang akan dipakai, siapa yang melaksanakan, siapa yang bertanggung-jawab atas pekerjaan yang diserahkannya dan lain sebagainya.

Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membuat keputusan yang berbeda pula.

Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed dicision) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.

Keputusan Terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.

Teknik pembuatan keputusan tradisional dan modern

Tipe-tipe Keputusan	Teknik-teknik Pembuatan Keputusan
	Tradidional	Modern
Diprogram : Keputusan-keputusan rutin dan berulang-ulang. Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya.	1. Kebiasaan 2. Kegiatan rutin : Prosedur-prosedur pengoperasian standar 3. Struktur organisasi Pengharapan umum Sistem tujuan Saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik	1. Teknik-teknik riset operasi : Analisa matematik; Model-model Simulasi komputer. 2. Pengolahan data elektronik.
Tidak Diprogram : Keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kebijaksanaan. Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum.	1. Kebijakan instuisi, dan kreatifitas 2. Coba-coba 3. Seleksi dan latihan para pelaksana.	Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada : a. Latihan membuat keputusan. b. Penyusunan program- program komputer “ heutistik “

Keputusan Tidak Terprogram (non-programmed decision), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.

Herbert A. Simon mengemukakan teknik-teknik tradisional dan modern dalam pembuatan keputusan yang terprogram dan tidak terprogram.

Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :

Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keadaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.

Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitassetiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.

Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umunya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.

B. Proses Pembuatan Keputusan

1. Pemahaman dan Perumusan Masalah

Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagia-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpulan dan Analisa Data yang Relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3. Pengembangan Alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian Terhadap Alternatif yang digunakan

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan Alternatif Terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi Keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenang dan tanggung jawab pelaksanaan tugas, dengan memperhatikan resiko dan ketidak pastian terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi atas Hasil Keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

1. C. Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan

Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk ini diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai system yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.

1. D. Riset Operasi

1. E. Ciri-ciri Riset Operasi

1. Memberikan informasi langsung kepada manajer dalam membuat keputusan.

2. Digunakannya pendekatan ilmiah dalam pemecahan masalah, yang meliputi perumusan masalah, pemahaman perilaku sistem masalah, dan pengembangan berbagai penyelesaian yang mungkin diselesaikan.

3. Menyederhanakan unsure-unsur masalah yang kompleks menjadi persamaan matematik untuk menyusun suatu model.

4. Memberikan efektivitas ekonomis dalam bentuk penghematan.

5. Perlunya bantuan komputer dalam penyelesaian masalah.

6. Diperlukannya suatu tim dalam penyelesaian masalah yang kompleks.

7. Mempertimbangkan apa yang paling baik bagi organisasi secara keseluruhan.

1. F. Tahapan-Tahapan Pembuatan Riset Operasi

1. Diagnosa maslah, dengan mengetahui unsur-unsur masalah yang dihadapi.

2. Perumusan masalah, pembuatan fungsi matematika dengan menentukan kriteria yang diperlukan serta aspek-aspek yang ada didalam dan diluar kendali manajer.

3. Pembuatan mpdel, dengan melakukan pengujian berbagai kemungkinan dengan model matematik yang menggabungkan unsur-unsur masalah.

4. Analisa model, pengolahan unsur-unsur masalah dengan bantuan komputer agar di dapat nilai yang paling baik bagi pencapaian tujuan.

5. Implementasi penemuan, dengan menyarankan agar manajer menerapkan hasil perhitungan riset operasi

G. Kebaikan dan Keterbatasan Penggunaan Riset Operasi

Kebaikan :

1. Memungkinkan memerinci masalah yang kompleks dan berskala besar menjadi bagian lebih kecil sehingga mempermudah untuk didiagnosa dan dianalisa.

2. Para peneliti harus mengikuti prosedur logis dan sistematis untuk menghasilkan keputusan yang baik.

3. Teknik riset yang digunakan membantu penilaian alternatif dalam mengambil keputusan manajemen.

Keterbatasan :

1. Riset ini terlalu mahal dan memakan waktu lama, karena banyak jenis masalah, sehingga perlu adanya kalkulasi dalam biaya.

2. Riset operasi tidak dapat diterapkan secara efektif dalam banyak situasi, terlalu kompleks masalah untuk dipecahkan dengan peralatan matematik . Kebijakan intuitif manajer masih diperlukan untuk masalah dan situasi yang kritis.

3. Kesalahan dalam anggapan suatu masalah karena adanya pengabaian dalam satu variabel sehingga riset operasi menjadi mudah untuk menjadi teknik-teknik yang terpisah satu sama lain dari kenyataan yang ada.

Menurut Wagner agar riset operasi barguna harus memiliki delapan unsur, yaitu :

1. Adanya dukungan dari manajemen puncak untuk menjamin bahwa program riset operasi memberikan pemenuhan kebutuhan organisasi secara keseluruhan.

1. Tanggung jawab manajerial atas keberhasilan suatu proyek riset operasi.

1. Partisipasi manajer dalam penetapan tujuan.

1. Penggunaan kebijakanmanajerial untuk menghindari program berjalan dijalur yang salah.

1. Pengumpulan data secara cepat sehingga memperpendek riset operasi dan membuatnya lebih berguna.

1. Hindarkan aspek-aspek teknik mendominasi agar lebih bernilai terutama terhadap perilaku orang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh penyelesaian yang disarankan.

1. Persiapan untuk kesulitan awal yang dihadapi dalam memecahkan maslah pertama kali, sehingga sistemnya tidak terganggu.

1. Hasil analisa dan diagnosa riset operasi harus disimpan secara aman dan akurat.